Le logiciel Zeendoc : gagnez du temps dans votre gestion documentaire

Numérisez, stockez, sécurisez et archivez vos documents mais pas que… Automatisez votre process de gestion documentaire : de la réception, à l’envoi, à la saisie… Deltic vous propose et installe le logiciel Zeendoc qui vous correspond.
->Supprimez vos tâches chronophages et gagnez du temps.

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Interface Zeendoc By Deltic

Zeendoc est un logiciel très connu de gestion électronique documentaire. Il est installé et utilisé par un grand nombre d’entreprises françaises. On ne compte plus les multiples avantages qu’ils procurent aux sociétés et utilisateurs qui l’ont adopté : gain de temps, gain d’argent, tâches à forte valeur ajoutée…✅ Et Deltic dans cette histoire ?🤨 Nous sommes le partenaire numéro 1 et revendeur de Zeendoc pour la vente et l’installation de l’outil GED. Notre plus-value réside dans la compréhension de votre métier, de votre quotidien pour développer et installer le logiciel qui vous correspond. Ça vous donne envie de découvrir la suite ? Sans plus attendre voici pourquoi vous devez choisir Zeendoc !

Qu’est-ce que Zeendoc ?

C’est un logiciel français SaaS de GED édité et développé par Sages Informatique. Située en Corse depuis une vingtaine d’années, Sages Informatique a pour mission l’accompagnement des sociétés dans leur transformation digitale. Avec plus de 350 000 utilisateurs et 10 000 sociétés, c’est la solution leader sur le marché français de la GED. Avec lui à vos côtés, vous valorisez vos documents et exploitez vos données. En effet, il permet de manière totalement automatisée la gestion, le traitement, la recherche, le classement, l’archivage et j’en passe de tous les documents électroniques de votre organisation au sein d’une même base. Quelle entreprise ne rêve pas de tout gérer au même endroit ? Zeendoc l’a fait ! Vous pouvez gérer tous vos documents fournisseurs, clients et RH : factures, bons de commande, bons de livraison, contrats, bulletins de paie, notes de frais etc.🗒️

C’est une solution simple, intuitive, ergonomique, sécurisée que vous allez adorer utiliser au quotidien.

Quels sont les avantages de Zeendoc pour votre métier ?

On le sait tous, dans une entreprise, on court souvent après le temps. C’est devenu un des enjeux majeurs des organisations pour gagner en productivité, être plus efficients etc. L’apparition des nouvelles technologies a été une aubaine. On constate tout de même qu’il y a encore du chemin à parcourir. En tant que DAF, RAF, l’enjeu est de taille ! Vous avez tous déjà passé des heures à saisir et re saisir des données alors que des tâches bien plus intéressantes vous attendez ? Je pense que Zeendoc va vous plaire :

sens-temps

-Gain de temps dans votre gestion.

-Réduction des coûts de traitement (impression, stockage, temps passé).

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-Réactivité et suivi en temps réel de vos flux.

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-Meilleur relationnel avec vos fournisseurs et vos collaborateurs avec des paiements plus rapide, une circulation fluide des informations.

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-Revalorisation de votre métier avec la suppression des tâches chronophages et manuelles et la réattribution de missions à plus forte valeur ajoutée.

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-Facilitation du travail à distance et du télétravail grâce à une centralisation numérique des informations.

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-Diminution des erreurs et perte de documents grâce à des automatisations, un stockage numérique et la suppression de la saisie et double saisie.

securite-logiciel-ged

-Sécurité de vos documents grâce au respect des règles, à un hébergement français et à un archivage légal.

-Conformité des réglementations en vigueur et respect des règles de la future obligation de la facturation électronique.

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-Réduction de votre empreinte carbone grâce à la suppression du papier et à une GED bas carbone utilisant un hébergement français fonctionnant à l’énergie verte.

Qu’est-ce qui différencie Zeendoc des autres ?

Vous l’avez compris, il existe différents logiciels sur le marché. Vous vous doutez bien que l’on a nous-même menée notre enquête et qu’on a choisi ce qu’il y a de meilleur pour vous. On a recensé pour vous les éléments différenciants de Zeendoc :

Une solution 100% française et sécurisée

Il a été créé, développé et édité à Ajaccio en Corse par une société française. Concernant le stockage de toutes vos données, il est opéré par un service d’hébergement et sur des serveurs français certifiés fonctionnant à l’énergie verte. Elles sont stockées au sein de 2 datacenters avec des sauvegardes régulières en temps réel éloignés géographiquement dans le but de garantir la continuité du service en cas de défaillance sur un. Le data center principal a plusieurs certifications comme l’ISO 27001, HDA, ISO 50001 etc. La confidentialité est assurée par un cryptage : vos documents sont chiffrés grâce à une clé spécifique propre à votre entreprise qui est également cryptée avec votre propre mot de passe en tant qu’utilisateur.

Une solution simple intuitive et ergonomique

Qui veut mettre en place une solution que personne ne comprend et qui demande des heures et des heures de formation ? Personne, on se l’accorde. Zeendoc a décidé de miser sur un logiciel intuitif, simple d’utilisation que vous pouvez prendre en main très rapidement. Même votre grand-mère peut s’en servir 😉. Que ce soit pour gérer vos documents fournisseur, client ou RH, vous utilisez la même interface et les même logiques de fonctionnement. Pour vous faciliter la tâche, lorsque vous nous faites confiance pour installer votre logiciel, nous vous formons à son utilisation, nous mettons à votre disposition un espace support dédié avec tout un tas de ressources, d’explication, de démo et nous sommes joignables par mail, téléphone et espace de ticketing. Royal non ? 😍

Une solution qui s’adapte à votre organisation, pas l’inverse

La force de Zeendoc est d’être modulable et personnalisable en fonction de votre métier, de vos problématiques, de vos besoins, de votre quotidien. Et chez Deltic, on attache une importance inouïe à vous offrir un logiciel qui vous correspond totalement. Grâce à notre partenariat privilégié avec Zeendoc, nous avons la possibilité de le développer et le personnaliser avec des modules, des fonctionnalités qui vous font gagner un temps précieux. Comment ? C’est simple, on vous écoute, on prend le temps de comprendre l’ensemble de vos process de gestion, d’auditer toute votre organisation. A partir de là, on répond à vos problématiques et on vous propose un logiciel qui automatise les parties de votre process dont vous avez besoin. Pas plus, pas moins. Vous l’avez compris, vous n’aurez pas le même que votre voisin. La cerise sur le gâteau ?🍒 Grâce à nos développeurs en interne, on est capable de connecter et de lier votre logiciel Zeendoc à ceux que vous utilisez au quotidien : ERP, logiciels comptable, de paie, RH etc. Cela permet de tirer le meilleur partie de vos données et d’éviter les saisies et doubles saisies. Il est par exemple possible de le connecter à Sage, EBP, Divalto, Cegid, SAP, Nibelis, Silae…

Une GED bas carbone

Comme cité auparavant, un des gros avantages de Zeendoc, c’est qu’il répond aux enjeux environnementaux du moment. Alors oui c’est possible de lier transition écologique et transition numérique et on va vous le prouver ! L’ensemble de vos données sont stockées avec un hébergement web vert ou encore appelé green IT.💻 L’ensemble des datacenters qui les stocke fonctionnent grâce à l’énergie hydroélectrique. Cette méthode bénéficie d’une faible consommation en eau et fait fonctionner l’économie circulaire. Zeendoc possède un partenariat avec EcoTree dont l’objectif est de créer des puits de carbone grâce à une gestion forestière durable dans le but de compenser les émissions de votre logiciel. Enfin, vous limitez votre consommation papier et votre recours aux emails et pièces jointes.

A qui s’adresse Zeendoc ?

C’est une application qui s’adresse à un grand nombre d’organisations : entreprises privées, collectivités, de la TPE à la PME, à la grande société. Vous l’avez compris, avec son haut niveau d’adaptation et de personnalisation, il est compatible avec votre façon de travailler.

Quels sont les processus dématérialisés grâce à Zeendoc ?

La dématérialisation peut concerner votre process fournisseur, client ou encore RH. Avec Zeendoc, les trois sont gérés. Vous disposez d’un espace dédié pour chacun que l’on appelle classeur.🗂️ Chaque classeur possède la même présentation et les mêmes logiques d’utilisation. Vous pouvez parfaitement débuter votre dématérialisation simplement avec un seul classeur le faire évoluer plus tard avec d’autres. Un sacré avantage d’avoir qu’un seul outil.

Quels sont les documents dématérialisés avec Zeendoc ?

Avec la dématérialisation fournisseur, client et RHZeendoc gère énormément de types de documents.

Comparaison des montants

 

Les documents fournisseurs

Grâce au classeur fournisseur, vous allez aimer gérer vos relations.😍 Toutes vos factures fournisseurs et les documents liés (contrat, avenant, CGV, devis, bons de commande, bon de livraison etc.) peuvent être dématérialisés au même endroit. Vous n’avez même plus à aller chercher vous-même à différents endroits, la récupération est automatisée et son classement également. Comme pour ses cousins, la validation, le contrôle, l’imputation sont aussi dématérialisés et la connexion à vos outils préférés vous permettent d’optimiser votre process de gestion fournisseur.

 

recherche et accès aux documents

 

Les documents clients

Grâce au classeur client, votre application vous permet de gérer et traiter l’ensemble des documents des dossiers de votre clientèle : du bon de commande, au contrat, à la facture, au bon de livraison, à la signature électronique… Mais pas que ! L’ensemble des process de circulation, de classement, de contrôle, de gestion comptable de ces documents vont également être automatisés. Si en plus votre outil est connecté à votre ERP ou encore à votre logiciel de comptabilité, vous optimisez son utilisation. Grâce à un identifiant commun, il est capable de rapprocher l’ensemble des documents d’un même dossier client y compris au sein de votre ERP. Vous imaginez la force ?

Si vous traiter avec l’Etat ou les collectivités territoriales, Zeendoc vous offre la possibilité de déposer automatiquement vos factures sur la plateforme Chorus Pro.

 

Workflow de validation

Les documents RH

Avec son classeur RH, Zeendoc vous propose la dématérialisation des documents qui y sont associés. La gestion des bulletins de salaire par exemple qui répond à la conformité de la loi El Khomri avec un archivage pendant 50 ans de vos bulletins de paie dans un coffre-fort électronique sécurisé. L’ensemble des dossiers RH des salariés peut également être géré avec l’automatisation des demandes de congés, des notes de frais, le stockage des documents comme les contrats, avenants etc. Cela vous permet de gérer l’ensemble des dossiers salariés au même endroit et aux salariés de tout retrouver en un clic.🖱️ Concernant les notes de frais, votre collaborateur n’a qu’à photographier son justificatif grâce à l’application mobile et l’envoyer directement dans son classeur RH. La solution s’occupe du reste grâce à la reconnaissance des informations et de leur intégration en comptabilité.

Quels sont les métiers concernés par la GED ?

En relation avec les précédents points, une multitude de métiers sont concernés par la possibilité d’intégrer Zeendoc au sein de leur organisation. Vous l’aurez compris, tous les métiers qui traitent les processus vus précédemment sont les bienvenues et sont incités à passer le cap de la dématérialisation.

Pour en citer quelques exemples, nous avons installé Zeendoc dans le secteur du BTP. Dans ce domaine, la GED permet de classer les documents par chantier, de faciliter leur collaboration auprès de tous les acteurs intervenants sur le chantier qu’ils soient autour d’un bureau ou sur le terrain, d’améliorer la réactivité entre ces mêmes acteurs et les sous-traitants ou encore de gérer les dossiers des travailleurs internes ou externes.

Également dans le domaine du transport 🚚, elle rend plus facile le suivi des livraisons et des processus de facturation associés. Grâce à la connexion au TMS, elle lie automatiquement la lettre de voiture (CMR) à la facture et réalise un contrôle de complétude des documents.

Un autre exemple dans le secteur de l’industrie : il permet de retrouver chauqe document grâce au numéro d’OF, code article ou encore au montant et se connecte au logiciel de GPAO. Il peut rapprocher les factures aux bons de livraison pour vérifier que tout est conforme et mettre en avant les litiges.

Enfin dans le commerce et la distribution, Zeendoc permet de réaliser des demandes d’achats pour gérer les commandes en un clic, de les faire valider grâce à un workflow, de les transformer en bon de commande une fois validées et de les transmettre.➡️

Zeendoc s’adapte même au travail des collectivités territoriales. Il gère par exemple le courrier entrant. Grâce à la numérisation ou encore récupération automatique des documents, il les classe au bon endroit et chaque service peut les retrouver facilement grâce aux recherches multicritères.

Pour conclure, Zeendoc est un must have dans votre quotidien. Il révolutionnera votre métier pour ne vous concentrer que sur des missions à forte valeur ajoutée. Grâce à lui, votre gestion documentaire sera simplifiée, automatisé et totalement adaptée à votre organisation. Alors n’attendez plus, et prenez une longueur d’avance sur votre métier 😉. Le mieux c’est d’étudier vos besoins et d’avoir un logiciel 100% personnalisé 🤩

Quels sont les tarifs Zeendoc ?

Les prix de Zeendoc sont calculés selon plusieurs critères. Ils varient en fonction des modules et fonctionnalités souhaités ainsi que du nombre de documents gérés et donc du stockage nécessaire. Ajouté à l’abonnement du logiciel, il y a également des coûts de prestation correspondant à l’installation et à la formation.
Dans tous les cas, vous avez un accès multi sociétés, utilisateurs illimités et d’un accès (sans frais supplémentaire) à la maintenance et au support.

 

Partie fournisseurs

 

Partie clients

Offre Essentielle

A partir de 155€* / mois
*prix calculé pour 3000 documents / an

155€ / mois
*prix calculé entre 1 et 4000 documents / an

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A partir de 295€* / mois
*prix calculé pour 9000 documents / an

265€ / mois
*prix calculé entre 4000 et  9000 documents / an

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