Comment la dématérialisation va booster votre ERP et optimiser votre temps ?

Dans cet article, nous allons vous parler des processus que Deltic rencontre au quotidien dans les différentes entreprises équipées d’un ERP. Comment avons-nous répondu à leurs problématiques ? Comment la solution a été mise en place ? Quels avantages en tirer ? On répond à toutes ces questions dès maintenant !

A travers notre webinaire, nous avons répondu à toutes ces questions ! Si vous souhaitez visionner le replay, c’est par ici ⬇️

J’accède au replay du webinaire !

Pour commencer, qui est Deltic ?

Notre seul métier est d’installer des solutions de dématérialisation. Notre équipe possède de multiples compétences pour réaliser les projets : audit, gestion de projet, développement, planification, installation, formation et assistance technique… On s’occupe de tout ! 😉

Deltic se concentre notamment sur le conseil de développement de vos logiciels. En effet, même avec le plus performant des logiciels, il ne sera pas pleinement exploité si les petites mains de l’ombre n’interviennent pas pour le perfectionner en fonction de vos besoins.

Qu’est ce qu’un outil de dématérialisation ?

Des outils de démat’, vous en avez sûrement déjà entendu parler !

En bref, un outil de dématérialisation est un logiciel ou une application qui permet de transformer des documents physiques (papier) en documents numériques, en utilisant des technologies telles que la numérisation, la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou la capture automatique de données.

La dématérialisation des documents permet de simplifier les processus administratifs, d’accélérer la circulation de l’information et de réduire les coûts associés à la gestion des documents papier. Les entreprises peuvent ainsi gagner du temps et de l’efficacité en automatisant les tâches liées à la gestion des documents.🚀

Beaucoup de fonctions sont communes aux outils de dématérialisation déjà présents sur le marché : classement automatique, saisie des factures et frais généraux automatisés, recherche intelligente, workflows de validation, etc. Ces éléments forment les caractéristiques de base des outils de démat’.

Cependant, il existe des fonctions moins courantes, mais beaucoup plus poussées pour fluidifier vos processus actuels, lorsque cette solution est liée à votre ERP.

Qu’est ce qu’un ERP ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel de gestion intégré qui permet à une entreprise d’automatiser et de gérer l’ensemble de ses processus métier, tels que la gestion des ressources humaines, la gestion des achats, la gestion des ventes, la comptabilité, la production, la logistique, etc.

Il rassemble toutes les données de l’entreprise en un seul système, ce qui permet une meilleure collaboration et coordination entre les différents départements. Les employés de l’entreprise peuvent ainsi avoir accès à des informations en temps réel sur les activités de l’entreprise, ce qui facilite la prise de décisions.

Ce logiciel de gestion intégré, peut également aider à améliorer l’efficacité de l’entreprise en réduisant les coûts et en augmentant la productivité. Enfin, il peut permettre de gérer plus efficacement les relations avec les clients en centralisant les informations sur les commandes, les factures et les historiques d’achats.

Les processus de facturation d’une entreprise équipée d’un ERP sans outils de démat’.

Vous l’aurez compris, être équipé d’un ERP est bien, mais de nombreux obstacles se présentent à vous lors du traitement de vos factures :

• Les factures doivent être imprimées ou récupérées manuellement sur les portails de vos fournisseurs.
• Vos espaces de stockage et d’archivage deviennent trop importants avec des volumes de facture mensuelle conséquente.
• En cas d’anomalie, les lignes de chaque commande doivent être comparées manuellement.
• La saisie des factures une à une est longue et fastidieuse.
• Le temps que les allers-retours pour que la validation des BAP se fasse, les dates d’échéances sont passées.
• L’archivage des documents papiers est peu sécurisé. De plus, vous ne vous mettez pas à l’abri d’une perte de document.

En conséquence, les pertes de temps se multiplient et le traitement de vos factures reste chronophage.  Pour ces raisons, nous avons développé une passerelle liant votre ERP à notre solution de dématérialisation.

Zoom sur une entreprise équipée d’un ERP, avec un logiciel de dématérialisation.

Comme vous avez pu le constater, la connexion entre votre ERP et un outil de dématérialisation remédie amplement aux problèmes que vous rencontrez dans un processus plus “classique”.

• Plus de potentielles perte de document, ils sont tous regroupés au même endroit avec un classement intelligent.
• Vos circuits de validation sont digitalisés : dites adieu aux bannettes à papier !
• Fini la saisie, le tri, classement, suivi et traitement manuel de la facturation.
• Vos informations de facturation remontent en temps réel, les dates d’échéances sont respectées et vos relations avec vos fournisseurs améliorées.
• Lors du paiement, vous n’aurez plus de sélection des factures à payer dans votre logiciel de paiement.
• L’archivage des documents est de valeur probatoire.

Pour en savoir plus, vous pouvez regarder notre webinaire en entier ⬇️

J’accède au replay du webinaire !

Anticipez la facturation électronique obligatoire

La facture électronique obligatoire va très vite arriver ! ⏱️

Les deadlines pour se mettre en conformité

Concernant l’émission, qui inclut également le fait de déposer vos données de facturation sur la plateforme de l’état, voici les deadlines auxquels se référer :

• pour les grandes entreprises ;
• pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• pour les petites, moyennes et très petites entreprises.

❌Mais n’attendez pas 2026 pour vous mettre en conformité ! ❌ En effet, dès 2024, TOUTES les entreprises devront être en mesure de réceptionner et traiter les factures électroniques.

Les mesures à respecter

Dans les mois à venir, vous allez devoir vous familiariser avec 2 mots :

L’ e-invoicing est l’obligation pour les entreprises d’émettre des factures sous format électronique. L’e-invoicing fait référence à l’émission et à la réception de facture via une plateforme de dématérialisation.

L’e-reporting désigne les entreprises dans l’obligation de transmettre à l’administration fiscale des données de facturation sous format électronique.

Si le sujet de la facturation électronique obligatoire vous intéresse, nous avons mis à votre disposition plusieurs contenus pour vous expliquer simplement cette réforme !

👉 Que faut-il savoir sur la facturation électronique obligatoire en B2B ?

👉 Quelles sont les mentions obligatoires exigées par l’administration fiscale dès 2024 ?

👉 Quelles sont les modèles de dépôt de l’e-invoicing et le-reporting ?