Pourquoi passer à la dématérialisation de vos documents ? On vous explique tout !

Tout comme moi, vous souhaitez comprendre de façon simplifiée les raisons de « pourquoi il faut passer à la dématérialisation des documents ». En plus de tout comprendre sur le thème de la dématérialisation des factures (et oui des factures Messieurs-Dames) et son obligation légale, vous verrez que cela comporte de nombreux avantages pour votre entreprise. Allez, c’est parti !

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

On distingue la « dématérialisation native », qui consiste à recevoir tous les nouveaux documents sous format numérique, de la « dématérialisation duplicative », qui consiste à copier en version numérique les documents reçus initialement en version papier.

Définition de la dématérialisation :

Dématérialiser ses documents a pour but de transformer les documents aux formats papiers en fichier numérique via un logiciel de dématérialisation/système d’information. Par exemple, une facture PDF générée par un ERP devient donc une facture dématérialisée.

Comprendre la gestion électronique de documents :

Je vous l’accorde, on vous a un peu menti (juste un peu…🙃), quand on parle de dématérialisation on parle avant tout du processus de dématérialisation qui incombe à ce processus un certain nombre de problématique, surtout en entreprise :

• Qui aura accès aux documents ?
• Comment y accéder ?
• Comment transférer les documents ?
• La signature du document ? La mise en place d’une signature électronique de documents ?
• …

Tout un tas de problématique qui rentre dans le processus de dématérialisation et donc de la gestion électronique de documents (GED), qui comme vous l’aurez compris, vise à gérer les informations des documents électroniques au sein d’une organisation.

Pour faire simple, cela concerne directement la gestion de votre entreprise.

On parle de la gestion électronique de documents (GED) ici : Deltic et la GED

Maintenant que les bases sont posées, on attaque le vif du sujet, qui est “pourquoi opter pour la dématérialisation des documents”. Voici les raisons :

La dématérialisation obligatoire des factures

La loi de finances 2020 va rendre l’émission et réception des factures électroniques obligatoires en BtoB. Et oui, ce n’est pas la raison qui donne le plus envie ou bien celle qui vous permettra d’optimiser vos KPI mais cela reste un point non négligeable, à prendre en compte pour votre entreprise.

Quel article ? L’article 153 loi de finances 2020

En effet la loi de finance 2020 a introduit l’obligation de facturation électronique pour 2023 reportée désormais à 2026, pour tous les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France.

Ainsi, l’article 153 de la loi de finances pour 2020 fixe de nouvelles règles en matière de facturation des transactions entre les entreprises. La dématérialisation des documents va donc devenir progressivement la norme pour toutes les entreprises en passant du format papier à une gestion plus « électronique ».

Oui, oui je parle une énième fois de la dématérialisation de document, autrement appelé gestion numérique des documents ou bien gestion électronique de documents AKA la GED.

Concrètement, à compter de 2026, toutes les entreprises françaises seront obligées d’accepter la réception de factures électroniques. Une énième obligation me diriez-vous? Vous verrez plus tard dans votre lecture que c’est un mal pour un bien…

Quelles sont les dates clés concernant la loi sur la dématérialisation documents ? :

• 1er Septembre 2026 : Toutes les entreprises devront être en mesure de réceptionner les factures digitales.
• 1er Septembre 2026 : Les grandes entreprises et ETI devront passer le cap de la dématérialisation et émettre des factures électroniques.
• 1er Septembre 2027 : Petites, moyennes et micro entreprises seront dans l’obligation de se plier à la loi en délivrant un type de document sous archivage dématérialisé.

C’est pour cela, qu’en tant que comptable, DAF, CEO, il faudra se pencher sur ce sujet, car le temps passe…Surtout lorsque cela concerne votre organisation et vos données documentaires !

Si vous voulez, vous préparer pour la loi de finances 2020, ou approfondir vos connaissances sur la dématérialisation des documents, c’est ici.

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

Voici un bref aperçu de ce que vous allez pouvoir lire par la suite :

• Augmentation de votre productivité : Suppression de tâches à faible valeur ajoutée…
• Gain de place : fini la monopolisation de pièces remplies de documents…
• Gain d’argent : Des économies non négligeables…
• Conservation des documents de façon sécurisée…
• Et aussi un geste pour la planète….

Dans cet article nous ne listerons que les avantages et non les inconvénients de la dématérialisation, ce que l’on fera dans un prochain article (ça arrive très bientôt 😉). Je vous rassure tout de suite, les bénéfices sont largement supérieurs à des possibles inconvénients.

Augmentation de votre productivité

Vous allez pouvoir gagner du temps (oui, oui je vous assure satisfait ou remboursé). Le travail collaboratif sera amélioré ainsi que le traitement et la recherche documentaires accélérés.

Vous l’aurez compris grâce à un logiciel de dématérialisation vous et vos équipes gagnerez du temps, avec de nombreuses tâches répétitives et chronophages qui seront automatisées.

Résultat : Vos équipes gagnent en productivité et peuvent se consacrer sur leur cœur de métier. Génial, n’est-ce pas ? 🤩

Votre workflow documentaire

En prenant l’exemple de ce bon Charles qui est comptable au sein d’une PME spécialisée dans le conseil et service aux entreprises de transport. Charles a opté pour une solution dématérialisée : il recherche actuellement un document au sein de son logiciel de dématérialisation, Charles a l’esprit tranquille car :

• Il bénéficie de la centralisation de ses documents numériques au sein d’une seule et même interface de gestion. Cela favorise selon lui les échanges collaboratifs et donc l’esprit d’équipe.
• Cela lui permet aussi de gagner en visibilité et de suivre en temps réel la manipulation des documents, via une reconnaissance automatique de ces derniers.
• Il a un véritable contrôle et une meilleure traçabilité des actions avec l’historique des changements ou manipulations réalisés (Concernant la signature d’un document, par exemple).
• Charles diminue ses risques d’erreurs liées à la saisie humaine.

Si vous aussi vous voulez savoir comment Charles fait bénéficier de tous ces avantages, c’est par ici ⬇️

La facilitation de la mobilité et du télétravail

Charles étant en déplacement ou bien en télétravail, il pourra à distance valider, traiter, régler et même valider un document sans attendre son retour physique au siège de l’entreprise…

Un gain de place

Grâce à la dématérialisation des documents, vous gagnez beaucoup de place. Fini la fameuse pièce remplie d’archivage documentaire.

Des documents 100% dématérialisés

Vous aurez compris que le but d’avoir des documents 100% dématérialisés est de supprimer le “format papier ». Pour les bulletins de paie par exemple ou tout type de document, on opte donc pour une solution numérique.

Ainsi vous supprimerez cette fameuse pièce d’archivage citée plus haut 🙃.

L’archivage électronique des documents et factures

Un logiciel d’archivage électronique vous apporte de la fiabilité. Vous serez affranchi du désordre ou du risque d’incendie et de la perte de documents lors du déménagement de votre société.

De plus, pour des entreprises avec un grand volume de documents, la conservation peut vite s’avérer complexe si des processus ne sont pas établis et les sanctions peuvent être lourdes en cas de non-respect de la réglementation.

C’est pour cela que je vous encourage fortement à adopter un logiciel de GED, pour vous faciliter la conservation de vos données documentaires et améliorer la gestion de votre entreprise. Je vous invite à aller voir cette page. Vous obtiendrez encore plus de détails sur le processus de dématérialisation, des informations complémentaires sur la partie juridique, les avantages pour vos collaborateurs….Avec entre autre la proposition de solutions numériques pour dématérialiser vos documents.

On ne va pas se mentir, le travail fastidieux, ce n’est pas mon truc. Chez Deltic, nous optimisons nos process et automatisons les tâches qui nous apportent peu de valeur ajoutée. Le résultat ? On se concentre sur celles à plus forte valeur ajoutée. Ce qu’on gagne ? Un esprit tranquille et apaisé !

C’est ce vers quoi je vous oriente en en vous expliquant les bénéfices de l’automatisation des tâches à travers une solution en GED.

Le traitement de vos données de façon sécurisée

Souvent, vous comme moi, nous nous inquiétons du degré de sécurité d’un tel système et c’est tout à fait compréhensible. Vous allez vite comprendre que la dématérialisation et la facturation électronique sont sécurisés.

Vos données sont hébergées et stockées au sein de data center qui utilise les normes de sécurité en vigueur. Aucun risque de perte et de fuite.

Egalement, vous avez la possibilité de gérer les accès de vos collaborateurs aux différents documents. Vous pouvez choisir de mettre quelqu’un en lecture, modification, validation etc. Cela permet de conserver l’intégrité de vos documents.

Vous vous rendez bien compte que la dématérialisation est plus sûre que sa version papier. 😉

Le temps de conservation de vos documents et factures

Les documents papiers

10 ans, c’est la durée de conservation légale des factures en France pour toutes les entreprises concernant le format papier. Par conséquent vous devez faire attention au volume de papiers à stocker ou investir dans espace physique de stockage.

Les documents dématérialisés

Les documents transmis par voie électronique sont conservés six ans dans leur contenu et forme originels. Deux points essentiels :

• La conservation doit avoir lieu sur support informatique pendant au moins trois ans.
• Après ces trois ans, le choix du support de conservation est libre et aux choix de l’entreprise.

Un gain d’argent

La gestion électronique diminue les frais : papier, timbre encre, enveloppe, coûts de traitement…Voilà ceux sur quoi vous allez pouvoir faire des économies.

Le coût d’une facture dépend de plusieurs critères :

Pour une facture sortante, le prix peut varier entre 14 et 20 euros.

À l’inverse, pour une facture entrante, le prix varie entre 5 et 10 euros.

Imaginez donc la possibilité d’économie à faire, avec tous les autres avantages qui s’ajoutent à la dématérialisation de documents.

Imaginons que Charles (revoilà notre ami) traite une facture fournisseur au sein d’une PME, sachant que le volume moyen au sein d’une PME est d’environ 67 factures.

On estime donc que pour le traitement de ce document. Cela coûtera à Charles 670 euros par mois.(67*10€ le prix d’une facture fournisseur). L’économie est encore une fois non négligeable !

Pour information, le coût d’un document électronique varie de 40 à 45 centimes d’euro par document.

Un geste pour la planète

Pour cette partie environnementale, je nuance mes propos car, le bénéfice écologique n’est pas totalement établi, je m’explique…:

Selon une étude comparative mené par le Centre national de la recherche scientifique(CRNS) intitulé “Papier ou support numérique quel est le bon choix”

L’étude met en perspective que la facture numérique et son avantage écologique sur le papier n’est pas certain.

L’impact tournera en faveur du format numérique, si vous l’utilisez de façon réfléchie, son utilisation restera moins impactant si ladite facture n’est pas imprimée.

L’impact environnemental d’une facture dématérialisée s’avère donc moindre que celui du format papier.

En espérant que cette lecture vous ait permis d’en apprendre plus sur “Pourquoi dématérialiser vos documents”, à travers des questions comme “la sécurité de vos données”, la compréhension de la GED et de l’archivage qui en découle.

Le but de cet article était de vous permettre de répondre à vos problématiques en vous apportant des réponses et je l’espère…. Aussi des solutions !

Liens utiles :

• https://www.google.com/url?q=https://www.impots.gouv.fr/portail/je-passe-la-facturation-electronique&sa=D&source=docs&ust=1641231219797122&usg=AOvVaw0wSvDLt0IHW7L-mMEz7LjI
• https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8877-PGP.html/identifiant%3DBOI-CF-COM-10-10-30-10-20180720
• https://ecoinfo.cnrs.fr/wp-content/uploads/2015/01/papier_ou_numerique.pdf
• https://www.entreprises.gouv.fr/files/files/directions_services/numerique/guides/fiches-praTIC/fiche05.pdf