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Pourquoi passer à la dématérialisation de vos documents ? On vous explique tout

24 février 2022 | Actualités

Tout comme moi, vous souhaitez comprendre de façon simplifiée les raisons de « pourquoi il faut passer à la dématérialisation des documents ». En plus de tout comprendre sur le thème de la dématérialisation des factures (et oui des factures Messieurs-Dames) et son obligation légale, vous verrez que cela comporte de nombreux avantages pour votre entreprise. Allez, c’est parti !

 

let's go pour montrer l'engouement

 

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

On distingue la « dématérialisation native », qui consiste à recevoir tous les nouveaux documents sous format numérique, de la « dématérialisation duplicative », qui consiste à copier en version numérique les documents reçus initialement en version papier.

Définition de la dématérialisation :

Dématérialiser ses documents a pour but de transformer les documents aux formats papiers en fichier numérique via un logiciel de dématérialisation/système d’information. Par exemple, une facture PDF générée par un ERP devient donc une facture dématérialisée.

Comprendre la gestion électronique de documents :

Je vous l’accorde, on vous a un peu mentie (juste un peu…🙃), quand on parle de dématérialisation on parle avant tout du processus de dématérialisation qui incombe à ce processus un certain nombre de problématique, surtout en entreprise :

  • Qui aura accès aux documents ?
  • Comment y accéder ?
  • Comment transférer les documents ?
  • La signature du document ? La mise en place d’une signature électronique de documents ?

Tout un tas de problématique qui rentre dans le processus de dématérialisation et donc de la gestion électronique de documents (GED), qui comme vous l’aurez compris, vise à gérer les informations des documents électroniques au sein d’une organisation.

Pour faire simple, cela concerne directement la gestion de votre entreprise.

On parle de la gestion électronique de documents (GED) ici : Deltic et la GED

Maintenant que les bases sont posées, on attaque le vif du sujet, qui est “pourquoi opter pour la dématérialisation des documents”, raison numéro une…

allégorie du droit et de la justice

 

La dématérialisation obligatoire des factures

La loi de finances 2020 rendant l’émission et réception de facture électronique obligatoire Et oui, ce n’est pas la raison qui donne le plus envie ou bien celle qui vous permettra d’optimiser vos KPI ou tout autre sigle finissant en “I”, mais cela reste un point non négligeable, à prendre en compte pour votre entreprise.

Quel article ? L’article 153 loi de finances 2020

En effet la loi de finance 2020 a introduit l’obligation de facturation électronique pour 2023 reporté à 2024, cela dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France.

Ainsi, l’article 153 de la loi de finances pour 2020 fixe de nouvelles règles en matière de facturation des transactions entre les entreprises assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée. La dématérialisation des documents va donc devenir progressivement la norme pour toutes les entreprises en passant du format papier à quelque chose de plus « électronique », si vous voyez ce que je veux dire…

Oui, oui je parle une énième fois de la dématérialisation de document, autrement appelé gestion numérique des documents ou bien gestion électronique de documents AKA la GED, mais aussi appelé…Bon je m’arrête là, sur les synonymes.

Concrètement, à compter de 2024, toutes les entreprises françaises seront obligées d’accepter la réception de factures électroniques. Une énième obligation me diriez-vous? Vous verrez plus tard dans votre lecture que cela est un mal pour un bien…

Quelles sont les dates clés concernant la loi sur la dématérialisation documents ? :

  • 1er juillet 2024 : Toutes les entreprises devront être en mesure de réceptionner les factures digitales.
  • 1er juillet 2024 : Les grandes entreprises devront passer le cap de la dématérialisation et émettre des factures électroniques.
  • 1er janvier 2025 : C’est au tour des ETI de prendre le tournant du digital en envoyant leurs factures sous format numérique.
  • 1er janvier 2026 : Petites, moyennes et micro entreprises seront dans l’obligation de se plier à la loi en délivrant un type de document sous archivage dématérialisé.

C’est pour cela que chers amis,🎵Je pense à vous souvent, Je continue quand même, D’aimer les bateaux blancs🎵, bon je m’égare…Je vais arrêter ma réinterprétation textuelle de Marc Lavoine.

Je disais donc mes chers amis comptable DAF, CEO, ou tout autre personne, il faudra se pencher sur ce sujet, car le temps tourne…Surtout lorsque cela concerne votre entreprise et vos données documentaires !

temps qui passe

Tic-tac, tic-tac l’horloge tourne

Si vous voulez, vous préparer pour la loi de finances 2020, ou approfondir vos connaissances sur la dématérialisation des documents.

C’est ici

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

Voici un bref aperçu de ce que vous allez pouvoir lire par la suite :

  • Augmentation de votre productivité : Suppression de tâches à faible valeur ajoutée…
  • Gain de place : fini la monopolisation de pièces remplies de documents…
  • Gain d’argent : Des économies non négligeable…
  • Conservation des documents de façon sécurisées…
  • Et aussi un geste pour la planète….

Dans cet article nous ne listerons que les avantages et non les inconvénients de la dématérialisation, ce que l’on fera dans un prochain article (ça arrive très bientôt 😉). Je vous rassure tout de suite, les bénéfices sont largement supérieurs à des possibles inconvénients.

Pour tout de même connaitre les quelques inconvénients de la dématérialisation de documents, vous pouvez aller voir ce site de très bonne qualité : https://tinyurl.com/super-site

Augmentation de votre productivité

Vous allez pouvoir gagner du temps (oui, oui je vous assure satisfait et remboursé). Le travail collaboratif sera amélioré ainsi que le traitement et la recherche documentaires accélérés.

Vous l’aurez compris grâce à un logiciel de dématérialisation vous et vos équipes gagnerez du temps, avec de nombreuses tâches répétitives et chronophages qui seront automatisées.

Résultat : Vos équipes gagnent en productivité et peuvent se consacrer sur leur cœur de métier.

Génial, n’est-ce pas ? Bon vous me direz : “C’est bien beau de me citer les avantages de la dématérialisation, mais de façon factuelle, via quel procédé j’arrive à gagner en productivité ?”. Justement j’y viens !

Workflow documentaire

En prenant l’exemple de ce bon Charles qui est comptable au sein d’une PME spécialisé dans le conseil et service aux entreprises de transport. Charles a opté pour une solution dématérialisé, il recherche actuellement un document au sein de son logiciel de dématérialisation, Charles a l’esprit tranquille car :

  • Il a la centralisation de ses documents numériques au sein d’une seule et même interface de gestion, cela favorise selon lui les échanges collaboratifs et donc l’esprit d’équipe.
  • Cela lui permettra aussi de gagner en visibilité et de suivre en temps réel la manipulation des documents, via une reconnaissance automatique de ces dernières.
  • D’avoir un véritable contrôle et une meilleure traçabilité des actions avec historique des changements ou manipulations faites sur l’interface de gestion. (Concernant la signature d’un document, par exemple)
  • Et enfin, Charles diminue ses risques d’erreurs liées à la saisie humaine (mauvaises dates, mauvais envoie, oubli…). Charles est donc un homme comblé.

Dans une situation de mobilité ou de télétravail

Charles étant en déplacement ou bien en télétravail, il pourra de chez lui ou en déplacement valider, traiter, régler et même apposer une signature sur un document et cela sans attendre son retour physique au siège de l’entreprise… Intéressant en cas d’urgence, n’est-ce pas ?

gain de temps

Pour en apprendre plus sur les formats électroniques autorisés et les solutions concernant l’édition et la transmission documentaire.

C’est par là

 

Gain de place, comment est-ce possible ?

Grâce à la dématérialisation des documents, vous gagnez beaucoup de places. Fini la fameuse pièce remplie d’archivage documentaire.

Via des documents 100% dématérialisé

Vous aurez compris que le but même d’avoir des documents 100% dématérialisés est de supprimer le “format papier », donc concernant les bulletins de paie par exemple ou tout type de document, on opte donc pour une solution numérique.

Ainsi vous supprimerez cette fameuse pièce d’archivage citée plus haut (Ainsi vous ne prendrez plus de stagiaires pour uniquement trier vos archives. L’ai-je déjà vécu ? Absolument pas 🙃…)

Qu’est ce qu’apporte l’archivage des factures dématérialisées ?

Tout simplement, un logiciel d’archivage électronique va vous apporter de la fiabilité. Vous serez affranchi du désordre ou du risque d’incendie et de la perte de documents lors du déménagement de votre société. Cela reste un exemple parmi tant d’autres.

De plus, pour des entreprises avec un grand volume de documents, la conservation peut vite s’avérer complexe si des processus ne sont pas établis et les sanctions peuvent être lourdes en cas de non-respect de la réglementation.

C’est pour cela que je vous encourage fortement à adopter un logiciel de GED, pour vous faciliter la conservation de vos données documentaires et améliorer la gestion de votre entreprise.

Je vous invite à vous documenter via cette page : https://deltic.fr/obligations-2024/

Sur cette page, vous obtiendrez encore plus de détails sur le processus de dématérialisation, des informations complémentaires sur la partie juridique, les avantages pour vos collaborateurs….Avec entre autre la proposition de solutions numériques pour dématérialiser vos documents (il n’y a qu’à voir dans le sommaire pour lire la partie qui vous intéresse).

On ne va pas se mentir, le travail fastidieux, ce n’est pas mon truc. Chez Deltic, c’est un peu pareil. Nous optimisons nos process et automatisons les tâches qui nous apportent peu de valeur ajoutée. Le résultat ? On se concentre sur celles à plus forte valeur ajoutée. Ce qu’on gagne ? Un esprit tranquille et apaisé !

C’est ce vers quoi je vous oriente en en vous expliquant les bénéfices de l’automatisation des tâches à travers une solution en GED.

gain de place via les documents numériques

Le traitement des données de façon sécurisés ?

Souvent, vous comme moi, nous nous inquiétons du degré de sécurité d’un tel système et c’est tout à fait compréhensible. Cependant ne partez pas tout de suite ! Vous allez vite comprendre que la facturation électronique passe par une méthode de triple sécurisation. Oui Monsieur/Madame une triple sécurisation !

  • Tout d’abord, vous aurez la preuve que la personne émettrice de la facture est bien celle indiquée sur les données de la facture. Vous serez donc en possession de la garantie d’authenticité du document d’origine.
  • En second temps, la lisibilité de la facture dans le temps.
  • Et pour finir, vous obtiendrez la garantie que son contenu ne puisse être modifié à aucune étape de sa durée de vie.

C’est bon, vous vous rendez compte que la dématérialisation est plus sûre que sa version papier ?

Combien de temps pour les documents papiers ?

10 ans, c’est la durée de conservation légale des factures en France pour toutes les entreprises, tout du moins pour le format papier. Par conséquent vous devriez faire attention au volume de papier à stocker ! (Ou bien, investir dans un local, juste pour stocker tout votre volume papier)

Combien de temps pour les documents dématérialisés ?

Les documents transmis par voie électronique sont conservés six ans dans leur contenu et forme originels. Deux points essentiels :

  • La conservation doit avoir lieu sur support informatique pendant au moins trois ans.
  • Après ces trois ans, le choix du support de conservation est libre et aux choix de l’entreprise.

Gain d’argent

Diminution des frais : papier, timbre encre, enveloppe, coûts de traitement…Voilà ceux sur quoi vous allez pouvoir faire des économies.

Néanmoins, vous pourrez voir que le coût d’une facture dépend de plusieurs critères.

Combien vous coûte un document sans la dématérialisation ?

Lorsque le fournisseur envoie la facture, on appelle cela les factures sortantes, le prix peut varier entre 14 et 20 euros.

À l’inverse, ce que l’on va appeler les factures entrantes, ce sont les factures que le client reçoit, le prix varie entre 5 et 10 euros.

Voici donc le coût du traitement manuel d’une seule facture au sein d’une entreprise. Imaginez donc la possibilité d’économie à faire, avec tous les autres avantages qui s’ajoutent à la dématérialisation de documents.

Vous ne comprenez toujours pas quelle étape du traitement documentaire peut vous coûter aussi cher ? Regardé la suite avec ces schémas !

Schéma d’une entreprise et les coûts liés sans la dématérialisation

Cas fournisseur :

shéma facture fournisseur

Cas client :

shéma facture client

 

Economies réalisées

Imaginons que Charles (revoilà notre ami) traite une facture fournisseur au sein d’une PME, sachant que le volume moyen au sein d’une PME est d’environ 67 factures.

On estime donc que pour le traitement de ce document. Cela coûtera à Charles 670 euros par mois.(67*10€ le prix d’une facture fournisseur). L’économie est encore une fois non négligeable !

Pour information, le coût d’un document électronique varie de 40 à 45 centimes d’euro par document.

Un geste pour la planète ?

Pour ce point je tacherais de nuancer car, le bénéfice écologique n’est pas totalement établi, je m’explique…:

Etude comparative

Selon une étude comparative mené par le Centre national de la recherche scientifique(CRNS) intitulé “Papier ou support numérique quel est le bon choix”

L’étude met en perspective que la facture numérique et son avantage écologique sur le papier n’est pas certain.

Utilisation raisonnée

L’impact tournera en faveur du format numérique, si vous l’utilisez de façon réfléchi, son utilisation restera moins impactant si ladite facture n’est pas imprimée.

L’impact environnemental d’une facture dématérialisée s’avère donc moindre que celui du format papier. Cela grâce à L’e-invoicing ! Quelle est cette sorcellerie me diriez-vous ?

Eh bien, n’hésitez pas à parcourir notre site pour en apprendre plus sur l’e-invoicing, permettant de simplifier vos démarches et de réduire le bilan carbone de votre entreprise.

En espérant que cette lecture vous ait permis d’en apprendre plus sur “Pourquoi dématérialiser vos documents”, à travers des questions comme “la sécurité de vos données”, la compréhension de la GED et de l’archivage qui en découle.

Le but de cet article était de vous permettre de répondre à vos problématiques en vous apportant des réponses et je l’espère…. Aussi des solutions !

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