Que dit la loi sur la valeur probante d’une facture ?

L’établissement de leurs factures de manière électronique est une avancée significative en matière de digitalisation des entreprises. Pour autant, il convient de s’assurer que ces pièces comptables ont la même valeur juridique qu’une facture papier. Il convient, dès lors, de comprendre les dimensions de la preuve applicable à tout document électronique. Intéressons nous à la signification de l’archivage à valeur probante d’une facture électronique, depuis son émission jusqu’à son archivage.

Que signifie la notion de valeur probante dans la réglementation ?

Un document ayant une valeur probante signifie qu’il peut être utilisé comme preuve. Il peut donc être utilisé dans la mesure où il est légitime et inaltérable. Les premières indications sont données par l’article 1366 du Code civil faisant suite à l’ordonnance n° 2016-1231 du 10 février 2016.

Il précise ainsi que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 donne des précisions sur les critères techniques obligatoires à respecter. Ces dispositions complètent l’article 1379 du Code civil qui porte sur la fiabilité d’une copie par rapport à son original. Le décret précité dispose notamment qu’une copie est présumée fiable quand elle résulte, « en cas de reproduction par voie électronique, d’un procédé » prévu par le présent décret.

Ainsi, le procédé de reproduction doit notamment « produire des informations liées à la copie et destinées à l’identification de celle-ci » :

• L’intégrité de la copie obtenue par voie électronique est « attestée par une empreinte électronique » qui assure la traçabilité de toute modification ultérieure ;
• Cette intégrité est « présumée remplie par l’usage d’un horodatage, d’un cachet électronique ou d’une signature électronique qualifiés » (cf. règlement UE n° 910/2014) ;
• Les conditions de conservation de la copie électronique doivent « éviter toute altération de sa forme et de son contenu ».

La facture électronique et la valeur probante dans la réglementation fiscale

Les factures papier numérisées

En matière fiscale, la loi de finances rectificative pour 2016 a ouvert la possibilité de numériser les factures papier dès leur envoi ou leur réception (article L.102 B du LPF). Le BOFIP-CF-COM-10-10-30-10-07/02 de 2018 définit les règles relatives à la dématérialisation des factures papier susceptibles de servir de justificatifs auprès de la l’administration fiscale. Ainsi, une facture de vente peut :

• Être créée de manière manuscrite ;
• Être créée sous forme informatique puis transmise sur support papier (dans ce cas de figure, il ne s’agit pas d’une facture électronique) ;

La LFR 2016 ouvre aussi la possibilité de numériser les factures papier pour en assurer une reproduction conforme à l’original (article A.102 B-2 du LPF, BOFIP-CF-COM-10-10-30-10). Cela concerne notamment la conservation de la facture au format PDF ou PDF A/3 assortie, au choix, d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique ou de tout autre système sécurisé, d’une signature électronique ou d’un horodatage.

Les conditions de l’archivage ont été définies dans l’arrêté du 22 mars 2017 qui prévoit « les modalités de numérisation des factures établies originairement sur support papier ». Le dispositif doit assurer l’enregistrement, le stockage et la restitution des documents électroniques. Il s’agit donc d’assurer que les pièces conservées peuvent constituer des preuves et que le contenu des documents a une valeur légale.

Pour répondre à cette exigence, trois règles doivent être respectées :

• L’authenticité qui assure la détermination de la provenance du document. Il s’agit de connaître l’auteur de l’archivage, de disposer d’une signature ou d’une empreinte électronique avec un horodatage.
• L’intégrité : la signature ou l’empreinte numérique et l’horodatage offrent la garantie la non-altération des informations.
• L’intelligibilité : les logiciels d’archivage doivent rendre les fichiers PDF ou XML lisibles par tous.

Les factures électroniques

La facture électronique, en vertu de l’article 289 du CGI, est une facture dématérialisée de l’émission à la réception. Les champs obligatoires d’une facture papier doivent être respectés pour donner à la facture une valeur probante. L’article 289 précité définit les règles relatives aux modalités d’établissement et de conservation des factures dans ses points V, VI et VII. Ces dispositions établissent notamment que l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de la facture sont obligatoires de l’émission à la fin légale de l’archivage des factures électroniques.

La généralisation de la facture électronique se fera progressivement entre 2024 et 2026 pour les entreprises françaises assujetties à la TVA (ordonnance n° 2021-1190 du 15/09/2021). Sont déjà concernées depuis 2020 les factures B2G. L’obligation concernera aussi à compter de 2024 les factures B2B. Ces obligations poussent à la dématérialisation des entreprises de conseils, des PME, des artisans…

La valeur probante de l’e-invoicing

Pour donner son caractère inaltérable à la facture électronique, il est nécessaire d’avoir recours à une application numérique professionnelle. Cette application doit permettre l’émission, la transmission et l’archivage de manière électronique. Ces dispositions ont été spécifiées par le BOI-CF-COM-10-10-30-10 du 27/07/2018. La réglementation définit notamment :

• Le délai de conservation des documents (en l’occurrence 6 ans) ;
• Le mode de conservation des documents, en particulier le format de conservation, la conservation des factures électroniques assorties d’une signature électronique ou transmises sous la forme d’un message structuré.
• Les obligations en matière de stockage.
• L’accès aux factures par l’administration en cas de contrôle fiscal.

Zoom sur la facturation électronique à compter de 2024

À compter de juillet 2024, les entreprises devront toutes être en capacité de recevoir des factures au format électronique. Or, la plus grande partie des factures échangées sont aujourd’hui en format papier ou en format PDF.

Avec la généralisation de la facture électronique, deux formats pourront être utilisés :

• Les formats structurés qui sont des échanges de machine à machine. Il s’agit en particulier des formats EDIFACT, UBL, CII, etc.
• Les formats mixtes composés d’un PDF lisible à l’écran et comportant des données structurées. Le standard Factur-X correspond à cette définition.

Par ailleurs, les fichiers transiteront par des plateformes intermédiaires entre l’émetteur et le récepteur. Il existe déjà la plateforme Chorus-Pro pour les échanges avec les administrations publiques. En 2024, l’échange de factures pourra aussi être assuré par des plateformes privées ou plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).

Les entreprises doivent par conséquent se conformer à la réglementation, ce qui signifie de :

• Être en capacité de produire leurs factures dans les formats réglementaires et de les transmettre de façon électronique vers une plateforme de leur choix.
• Pouvoir recevoir dans leur système d’information les factures fournisseurs émises dans un format conforme via une plateforme et de les intégrer en comptabilité.

Ainsi, la facture électronique à valeur probante est une évolution incontournable qui nécessite une adaptation des pratiques de la facturation des entreprises. Pour simplifier votre gestion et vous accompagner dans la digitalisation de votre processus de facturation, contactez dès à présent votre partenaire Deltic.