L’enjeu RSE : comment la dématérialisation y répond-elle ?

Lorsqu’on pense à la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), on s’imagine tout de suite des actions caritatives, des initiatives de recyclage ou encore des programmes de bénévolat. Mais en réalité, la RSE va bien au-delà de ces efforts ponctuels.
C’est un engagement du quotidien, et des pratiques responsables qui impactent positivement la société et l’environnement. 🌿
Dans ce contexte, c’est souvent très naturellement que les entreprises se tournent vers la dématérialisation.
Au-delà de limiter la consommation de papier, elle impacte directement le bien-être des collaborateurs, répondant ainsi aux principaux enjeux RSE.

On vous explique ⬇️

Quels sont les avantages de la dématérialisation pour l’environnement ?

Le challenge zéro papier, ça vous parle ? Evidemment. 📜
Ces dernières années, c’est l’un des plus gros défis des entreprises.

Enjeux environnementaux ou bien réforme sur la facturation électronique obligatoire, tout nous pousse à maîtriser notre consommation, et modifier nos pratiques.
Et pour cause… 👀

Selon l’ADEME, “un salarié français consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an. 1 kg de papier consomme 2 kg de bois et jusqu’à 60 litres d’eau. Produire une feuille de papier A4 consomme en moyenne 5 litres d’eau.”

Vous l’aurez compris, contrairement au format numérique, une facture papier coûte cher, et pas seulement au porte-monnaie. L’empreinte carbone des documents physiques a un impact considérable sur la planète. 🌍

Certaines solutions pour votre projet de dématérialisation des factures fournisseurs comme la nôtre proposent d’ailleurs une GED “bas carbone” au travers de différents programmes : bilan carbone, forêts gérées durablement, sensibilisation à la pollution numérique etc.
Ce genre de concept permet à la fois aux utilisateurs d’être partenaires de bonnes actions, mais également de s’éduquer aux bonnes pratiques du numérique.

▶️ Véritable démarche de développement durable, l’objectif “zéro papier” est donc un engagement fort et presque indispensable pour répondre aux enjeux RSE. 🍃

Comment la dématérialisation contribue-t-elle au bien-être des collaborateurs dans une entreprise  ?

Au-delà de son impact positif sur l’environnement, la dématérialisation favorise le sentiment de bien-être au travail, et ce de plusieurs manières :

✅ suppression des tâches répétitives et chronophages

✅ automatisation des processus complexes de l’entreprise

✅ gain de temps pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée

✅ missions plus valorisantes, collaborateurs plus épanouis

✅ transmission des flux facilitée

✅ informations centralisées dans un outil collaboratif

Pour résumer, la digitalisation permet aux équipes de se recentrer sur leur cœur de métier, mais aussi d’améliorer les relations clients/fournisseurs grâce à la fluidité de transmission des informations.

La qualité de vie au travail fait partie intégrante des enjeux RSE pour une entreprise et nous venons de le voir, la dématérialisation est un très bon allié pour y répondre. 🤝

Quels sont les enjeux du passage à la dématérialisation ?

Productivité, réduction des coûts, durabilité… ce sont quelques exemples des bénéfices de la dématérialisation pour toute entreprise qui se lance.
Cependant, il est nécessaire de prendre en compte son impact, tant sur le plan organisationnel que fonctionnel. Je m’explique : ⬇️

La dématérialisation, un chamboulement organisationnel

Digitaliser son activité ne signifie pas seulement “envoyer des mails”. 📧

Non, évidemment, ce serait trop simple.

Digitaliser, c’est modifier son fonctionnement, revoir son organisation, trouver une nouvelle méthode de travail, se familiariser avec l’informatique et s’adapter à de nouveaux outils…
Et on le sait, changer ses habitudes n’est pas facile pour tout le monde.
Pour certains collaborateurs, c’est même une angoisse ! 🤯

Ce chamboulement constitue le premier défi pour les entreprises en transition vers la dématérialisation.

Il est nécessaire de prendre le temps, de réfléchir et d’anticiper ce changement.
Il faut pouvoir se projeter dans cette nouvelle gestion, réfléchir à la façon de s’adapter à ces outils et surtout, accepter que tout ne se fasse pas en un claquement de doigts. 🫰

C’est d’ailleurs l’étape la plus difficile lorsque l’on intègre une solution de dématérialisation : cette impression de perdre du temps alors qu’on est censé en gagner.

Mais la patience est reine 👑, et la finalité est toujours la même avec la digitalisation : comment faisait-on avant ? 😉 

Conformité et sécurité des données, une préoccupation majeure pour le passage à la dématérialisation.

La sécurité informatique fait partie intégrante des enjeux RSE, puisqu’elle permet de protéger les données numériques de toutes les parties prenantes. 🔐
C’est d’ailleurs aujourd’hui une des principales préoccupations des entreprises qui se digitalisent.

D’autre part, beaucoup de sociétés s’inquiètent encore de l’aspect légal d’un document numérique.
Mais alors, comment répondre à cet enjeu avec une solution de dématérialisation ?

L’utilisation d’une GED implique la gestion d’une grande quantité de données numériques  confidentielles. Il est donc important de faire appel à des professionnels du conseil et service dans ce domaine pour s’équiper d’une solution qui vous assure un stockage sécurisé et une traçabilité de vos documents. 📄

➡️C’est là qu’on intervient 😉

Proposer des solutions de dématérialisation fiables, c’est notre métier.

Aujourd’hui, les outils que nous installons répondent à toutes les préoccupations liées à la conformité et à la sécurité des données :

✅ contrôle d’accès

✅ traçabilité

✅ stockage sur des serveurs hautement sécurisés

✅ archivage à valeur probatoire

✅ signature électronique certifiée RGS

✅ conformité RGPD

En bref, la dématérialisation n’est en aucun cas un frein à la sécurité des données ou à la conformité des documents, bien au contraire.
Nous le savons tous, la gestion papier n’est pas sans risque : il n’est pas rare que certains documents soient égarés sur un bureau, dégradés par le temps ou encore perdus dans l’immensité des archives.

Aujourd’hui, il existe des moyens simples de garder vos dossiers sous la main, tout en garantissant leur conformité légale.
De quoi répondre, encore une fois, à un enjeu RSE !💡

Quelles sont les bonnes pratiques pour une dématérialisation RSE réussie ?

Comme expliqué précédemment, le passage à la dématérialisation participe activement à l’engagement RSE des entreprises, puisqu’elle permet à la fois d’avoir un impact positif sur l’environnement, de favoriser la qualité de vie au travail pour les salariés et enfin, de sécuriser les données numériques.

Toutefois, nous avons évoqué l’importance pour les entreprises de se préparer à ce changement. Véritable révolution dans la gestion quotidienne des collaborateurs, la digitalisation doit se faire étape par étape.

Pour faciliter cette transition, nous vous avons préparé quelques conseils pour y parvenir tout en respectant votre démarche RSE. ⬇️

• Évaluez les besoins de votre entreprise en dématérialisation : identifiez vos documents, vos processus, votre flux à digitaliser.
• Déterminez vos objectifs spécifiques en matière d’engagement RSE pour choisir une solution qui vous permettra de les atteindre.
• Engagez vos parties prenantes, en commençant par vos collaborateurs, afin qu’ils puissent appréhender le changement et apporter des perspectives intéressantes.
• Optez pour un outil éthique, qui favorise la gestion responsable de vos données et qui impacte positivement l’environnement.
• Automatisez un maximum vos processus pour optimiser le temps des salariés, capitaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée et réduire le gaspillage papier.
• Sensibilisez vos collaborateurs : ils doivent être formés à cette nouvelle organisation, et en comprendre les enjeux RSE.
• Suivez votre performance RSE : si vos objectifs sont bien clairs et définis, alors il vous faudra mettre en place des indicateurs pour les mesurer (émissions carbone, consommation de papier, épanouissement dans l’entreprise…).

Aujourd’hui, nombreuses sont les possibilités pour digitaliser votre entreprise et entrer dans une démarche RSE.

Les solutions de dématérialisation sont complètes, et capables d’allier GED, automatisation des processus métiers, signature électronique, reconnaissance automatique des documents et bien plus encore.

Il est important que toute entreprise qui souhaite se moderniser sans pour autant négliger ses engagements éthiques, envisage de passer par cette transformation.

📄 moins de papier

🪄 processus simplifiés

😀 salariés valorisés

🌍 planète respectée

🔐 données sécurisées

Il semblerait que nous ayons trouvé LA recette pour réussir votre transformation numérique ! ✨

Alors, prêts à vous engager ? 😉