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Le saviez-vous ? Il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document. Vos employés passent 20 à 40% de leur temps à rechercher manuellement des documents. Au total les impressions inutiles (oubliées, jetées, perdues) représenteraient un coût de 300 millions d’euros. Avec la dématérialisation fini la perte de temps et d’argent !

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Pour faire simple, la dématérialisation permet d’automatiser la gestion des documents clients et fournisseurs et d’optimiser l’intégration en comptabilité. On peut aussi parler de Gestion Electronique de Documents (GED), de Lad-Rad, de lecture et reconnaissance automatique de documents. Cette dernière devient indispensable pour les entreprises. Chaque année, elles sont des milliers à s’équiper de cette solution fiable.

La démat’ de factures clients

Il est nécessaire de distinguer la dématérialisation de factures clients et fournisseurs. Quoi de mieux pour comprendre qu’une mise en situation :

Tom, 35 ans, est comptable d’une entreprise de négoce. Avant la démat’, Tom perdait énormément de temps à éditer, imprimer, trier et classer ses factures depuis son logiciel de gestion commerciale. Son nouvel objectif est de se recentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée.

Tom a décidé de confier tous ses documents à un nouveau logiciel. En un clic, ce dernier classe ses factures selon l’ordre choisi, les envoie automatiquement selon les préférences de ses clients (mail, courrier, Chorus Pro), et indique si elles ont été consultées. Ce logiciel doté de l’intelligence artificielle a révolutionné la vie de Tom. Cette solution s’adapte à l’organisation de son entreprise et non l’inverse !

La démat’ de factures fournisseurs

Pour être incollable sur la démat’ ! Comprenons maintenant ce qu’est la dématérialisation de factures fournisseurs.

Marie, 40 ans, est directrice administrative et financière d’une entreprise de BTP. Elle reçoit entre 400 et 600 factures fournisseurs par mois. Elle reçoit ses factures par fax, mail, papier et extranet. Avant la démat’, Marie les faisait vérifier par les services concernés puis devait les saisir manuellement dans son logiciel comptable avant de les payer et les archiver. Marie avait besoin de changement. CAP vers une gestion intelligente !

Elle a confié ses factures fournisseurs au logiciel. En un clic il s’occupe du reste :

  • Reconnaissance automatique de la facture de Marie (éléments principaux + imputation comptable et analytique)
  • Intégration automatique des imputations vers son logiciel comptable
  • Classement automatique des documents en fonction de ses souhaits
  • Marie retrouve ses documents en moins de 5 secondes selon la logique de chacun : comptabilité, achat, commerciaux, direction…

Grâce à ce nouveau logiciel, ses flux documentaires sont simplifiés !

En bref : qu’est-ce que vous y gagnez ?

On vous a répété sans cesse que la dématérialisation était un gain de temps, un gain d’argent ou un gain de productivité. Mais connaissez-vous ses autres précieux avantages ?

Protégez vos données

Pour faire simple, grâce à la démat’ :

  • Vous sécurisez votre patrimoine comptable
  • Tous vos documents sont accessibles depuis un coffre-fort numérique
  • Vous avez plus d’espace sur votre bureau

Avec la signature électronique et l’archivage à valeur probante, vos documents numérisés ont la même valeur juridique qu’un document papier.

Ne perdez rien et n’oubliez rien

Pas de panique et ne perdez plus une seule facture ! Tous vos documents sont centralisés dans une base documentaire unique et sécurisée. Et si un de vos collègues met le feu au bureau, vos données seront récupérables en un clic depuis n’importe quel support numérique.

Optimisez vos process

Partagez l’ensemble de l’information contenue dans les documents de l’entreprise en toute sécurité. Résultat ? Vous optimisez les processus de traitement et d’échange entre vos collaborateurs.

L’obligation légale

Dernier point et pas des moindres. Pour une fois qu’une loi nous fait gagner du temps !

La Loi de Finances 2020 prévoit l’obligation progressive de la facturation électronique dans les entreprises à compter de 2023. La dématérialisation jouera un rôle très important dans la réorganisation des différents services.

En résumé :

Vous voulez des exemples de solutions, n’hésitez pas à vous rendre sur : https://www.dematerialisation-de-factures.fr/fournisseur

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Laetitia

Responsable administrative et commerciale

Conception/Développement MyoStudio