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Au sein d’un service comptable ou d’une direction financière, vous êtes en droit de conserver des tâches historiques à faible valeur ajoutée, comme la saisie, la vérification et la validation des factures fournisseurs.

Mais bonne nouvelle : vous pouvez faire autrement et c’est même fortement conseillé !

Pour quoi faire ? Afin de raccourcir les délais de traitement d’une facture qui sont en moyenne de 8,6 jours[1].

Mais la bonne volonté ne suffit plus : les processus doivent être automatisés. C’est ici que l’intelligence du logiciel intervient (en plus de la vôtre !). Alors, pourquoi ne signez-vous pas sur le papier… pour la dématérialisation des factures ?

[1] Ardent Partner’s rapport 2019

Parce que vous avez une longueur d’avance ?

Vous êtes à l’aise pour enregistrer correctement et dans les temps toutes les factures fournisseurs reçues ? Alors, vous faites partie des DAF ou comptables qui restent sereins à l’approche d’une échéance périodique.

Très souvent, vos confrères courent après le temps et sont en quête de leviers pour ne plus subir les contraintes temporelles de leurs métiers (la réduction des délais étant citée dans 41 % des cas comme source de stress chez les DAF[2]).

⏰  Si vous changez d’avis, gardez en tête qu’un outil dédié pourrait vous faire gagner du temps.

Comment ? En supprimant des étapes répétitives ou chronophages, dans le processus de traitement des factures : impression, envoi des documents interservices, saisie, recherche, validation manuelle…

[2] Etude Robert Half, 2017

Parce que vos collaborateurs comptables sont résistants ?

Vos collaborateurs sont fidèles par excellence. C’est en tout cas ce que vous croyez et espérez. Saviez-vous que la dématérialisation des processus comptables contribue, par une simplification et une fiabilisation des actions, à accroître leur satisfaction, grâce à des missions accomplies plus rapidement et sereinement ?

⏰  Si vous êtes sensible aux facteurs motivation et gain de temps, offrez à vos collaborateurs de nouvelles perspectives liées à des missions plus valorisantes (analyse, contrôle). Un logiciel expert en traitement des factures leur offrira cela au quotidien (encore mieux que des paillettes !).

Parce que le gâchis de papier ne vous atteint pas ?

Imprimer jusqu’à cent factures par jour est un détail ! Quelle délectation de trier, imprimer et stocker toutes ces liasses… A chaque étape, vous prenez votre temps avant de faire suivre la pièce au voisin !

⏰ Si un jour votre société souhaite améliorer son impact environnemental (on ne sait jamais…), choisissez une solution dématérialisée où la facture circule de manière digitale et fluide !

Parce que la qualité de votre comptabilité affole les compteurs ?

Les résultats de vos équipes sont toujours supérieurs aux attentes : ni perte de documents, ni erreurs d’imputation, ni saisonnalité observée dans la productivité interne… Vous évoluez apparemment dans un contexte assez exceptionnel, alors surtout ne changez rien !

⏰ Si, en y réfléchissant bien, le tableau (de vos états comptables) n’est pas si rose, c’est le moment d’adopter un logiciel qui assurera une régularité dans les flux et workflows : finies les latences et tâches redondantes ! A vous le partage d’informations en temps quasi réel !

Alors, entre nous, qu’attendez-vous pour passer à la gestion électronique de documents pour vos factures fournisseurs ?

 


Sources : 

https://www.prgx.com/wp-content/uploads/2019/02/Ardent-Partners-AP-Metrics-that-Matter-eBook-PRGX-FINALa.pdf

https://www.daf-mag.fr/Thematique/fonction-finance-1242/Diaporamas/quand-stress-menace-direction-administrative-financiere-327158/stress-empoisonne-services-financiers-327159.htm

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Laetitia

Responsable administrative et commerciale

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